Cinco erros da gestão financeira que prejudicam a eficiência do varejo

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Cinco erros da gestão financeira que prejudicam a eficiência do varejo Foto: Divulgação Cinco erros da gestão financeira que prejudicam a eficiência do varejo

Você pode ter uma empresa estabelecida ou uma franquia com suporte da marca, vender regularmente, ter bom faturamento e, mesmo assim, apresentar uma rentabilidade pequena. Pode parecer um paradoxo, mas é a realidade enfrentada por muitos varejistas no Brasil atualmente.

Isso se dá porque o sucesso do negócio também depende de sua eficiência operacional, ou seja, a gestão adequada de todos os processos e atividades executadas pelos profissionais no dia a dia da organização. É claro que a gestão financeira é relevante nesse momento, mas acredite: sem alcançar a eficiência nas rotinas diárias será difícil aumentar suas margens de lucro e escalar os ganhos.

Quando falamos sobre esse assunto, estamos abordando diretamente a redução de custos, que pode estar relacionada a tempo, dinheiro ou recursos humanos. Em outras palavras, o conceito de eficiência operacional consiste em fazer o trabalho da maneira mais correta possível e com o mínimo de erros. É assim que se alcança um desempenho melhor, que poderá fazer sua empresa se destacar da concorrência. O objetivo, evidentemente, é produzir mais com menos recursos.

Para alcançar este status, confira cinco erros mais comuns que afetam sua margem de lucro:

1 – Ter medo de mudanças

O jargão do futebol não vale para o varejo: em time que está ganhando também se mexe! Os empreendedores têm receio de adotar mudanças na estrutura da organização e comprometer o resultado que já é alcançado pela empresa. Entretanto, a lógica é imbatível: manter o mesmo procedimento vai levar aos mesmos resultados.

Para evitar tal constante, o mapeamento dos processos é um dos primeiros procedimentos para a melhoria. Ele possibilita identificar as pessoas presentes em cada atividade e também os responsáveis pelo seu desenvolvimento. Com isso dá para notar se há conflitos nas tomadas de decisão ou sobreposição de responsabilidades de sistemas ou pessoas. Ao diminuir os conflitos se alcançam 2 vantagens: menor atuação independente das áreas, porque todos agem de maneira conjunta, e compreensão mais ampla dos colaboradores sobre os procedimentos decisórios e produtivos.

Quem deseja crescer precisa dar um passo a mais, identificando processos que devem ser alterados diante da constante transformação do mercado e, inclusive, com reestruturação do próprio negócio se for necessário.

2 – Ignorar métricas e indicadores de avaliação dos processos

Ainda hoje é comum encontrar varejistas que relutam utilizar indicadores de avaliação dos processos de suas lojas – eles preferem ficar no feeling do negócio, o que leva na maioria dos casos a uma análise equivocada. A identificação da situação atual da empresa e a busca por redução dos conflitos exige metas e estratégias que devem ser baseadas justamente nos dados levantados.

O foco deve ser os pontos que precisam de melhoria. Analise ainda quais modificações nos processos surtirão efeitos mais positivos, como aumento da eficiência, crescimento da margem de lucro, diminuição do desperdício e por aí vai. Só assim é possível ter insights para tomar as melhores decisões e, consequentemente, atingir os objetivos esperados.

3 – Investir ocasionalmente em tecnologia

Para obter indicadores cada vez mais eficientes, o varejo precisa estar pronto para a transformação digital. Isso significa implantar ferramentas que melhorem o gerenciamento do negócio. A evolução tecnológica praticamente obrigou os empresários a adotarem recursos que automatizam processos, mas o problema é que esse investimento deve ser contínuo e acompanhar as tendências que surgem no mercado. Não basta, por exemplo, adquirir soluções de ponta hoje e não fazer mais nenhum acompanhamento – daqui um ou dois anos você estará desatualizado novamente.

Uma opção é usar um software de gestão financeira para controlar o fluxo de caixa, conciliar cartões de crédito e débito, monitorar contas a pagar e elaborar a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). As ferramentas CRM (em português, a sigla é traduzida como gestão do relacionamento com o cliente) também são bastante indicadas, porque possibilitam armazenar diversos dados sobre os consumidores, como informações pessoais, preferências, data da última compra e mais.

Além desses, apostar na tecnologia traz outro benefício: conseguir escalar as operações. O propósito é expandir o negócio conforme a demanda sem ter impactos significativos nos custos. Assim a empresa pode ampliar sua atuação sem elevar os gastos de maneira proporcional.

4 – Desconhecer a rotina da empresa

Quando a gestão do varejo é na base do “achismo”, o gestor não consegue ter uma visão ideal do dia a dia da empresa. Dessa forma, a rotina tende a ser mais desorganizada e confusa do que em negócios mais estruturados. Hoje, esse tópico é fundamental para garantir o sucesso de uma companhia em qualquer setor.

Ações e processos devem ser incorporados à cultura organizacional de forma natural. Contudo, isso leva tempo e deve ser feito em etapas, detalhando o que cada profissional e departamento deve fazer até os profissionais assimilarem todas as funções. Contudo, isso leva tempo. Para garantir que aconteça é essencial criar pontos de checagem para envolver os colaboradores e fazê-los perceber que são parte do processo e dos resultados atingidos.

5 – Desprezar determinadas áreas do negócio

O varejista que prefere focar em um ponto específico do negócio e “ignora” as funções realizadas por parceiros e colaboradores está com os dias contados. Hoje, o gestor deve ter uma visão ampla de como a empresa funciona. É preciso ir além das responsabilidades diretas e conhecer os principais processos executados na organização. O desenvolvimento de uma visão sistêmica na equipe é fundamental para alavancar os resultados, ser eficiente e atender às demandas do mercado. É dessa maneira que se reduzem os erros e os custos e se aumenta o rendimento dos resultados.

Tenha certeza de que a visão sistêmica também trabalha para o engajamento dos colaboradores. Afinal, as pessoas ficam mais envolvidas com os processos a partir da compreensão de seu papel e da importância dele para os objetivos a serem alcançados. Essa atitude proporciona mais qualidade e agilidade na entrega de produtos e serviços, ao mesmo tempo em que identifica pontos de melhoria e erros que devem ser corrigidos para aumentar a eficiência.

Henrique Carbonell é sócio-fundador da F360º, plataforma de gestão financeira com conciliação automática de vendas por cartão para o pequeno e médio varejo.