Outsourcing de impressão: a melhor solução para a sua empresa?

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Outsourcing de impressão: a melhor solução para a sua empresa? Foto: Divulgação Outsourcing de impressão: a melhor solução para a sua empresa?

Uma solução de impressão que se tornou muito popular nos últimos anos é o outsourcing, ou seja, o aluguel dos equipamentos de impressão para empresas, eventos, universidades e outros usuários. Entre as vantagens apontadas, estão os custos menores, a praticidade, a manutenção constante e a redução da necessidade de investimento em equipamentos.

Mas será que o outsourcing de impressão funciona bem para todas as empresas? Existem muitas empresas que oferecem o outsourcing de impressão (como a Lulean, por exemplo), mas o modelo de negócio é geralmente o mesmo: o cliente não paga pelo equipamento, mas sim por cada cópia impressa com os aparelhos alugados. A empresa oferece todo o suporte para o cliente, desde a instalação e configuração das impressoras até o gerenciamento dos suprimentos como folhas de papel e cartuchos de toner. 

Além disso, em caso de qualquer defeito com o equipamento, a manutenção e/ou substituição é imediata, diminuindo também os investimentos em contratação e treinamento de funcionários para esse trabalho. Antes de contratar verifique se a empresa utiliza equipamentos e suprimentos originais, pois isso pode influenciar na qualidade das páginas.

Toda essa praticidade tem um custo, claro. Se por um lado você tem conforto e menos dor de cabeça com as impressões, por outro o custo unitário de cada página impressa em um equipamento alugado é bastante superior ao que você teria com a sua própria impressora, lidando com a substituição de suprimentos e com a manutenção do aparelho. Portanto, antes de optar pelo outsourcing de impressão, você deve calcular os prós e contras da solução, e verificar se é a melhor saída para a sua empresa especificamente.

Importante avaliar
Se você possui uma grande empresa ou universidade e precisa de centenas de impressoras, o outsourcing pode ser uma excelente solução. Porque nesse caso você teria que investir muito na compra dos equipamentos, dos suprimentos e também teria que manter não só um funcionário mas uma equipe completa para o suporte e manutenção das impressoras. Com o outsourcing você mantém os custos sob controle, e também incentiva os funcionários a imprimir com maior cuidado, sem excessos e desperdícios. 

Mas se você possui uma empresa pequena, talvez valha mais a pena manter uma única impressora com capacidade de milhares de cópias mensais. Dessa maneira você paga poucos centavos por cada impressão, e não tem necessidade de ter um sistema de suporte exclusivo para o seu equipamento de impressão.

O ideal é que você coloque todos esses custos no papel e veja qual solução se encaixa melhor nas suas possibilidades e necessidades de impressão.

(Redação - Agência IN)